Enregistrer les données d'un ancien catalogue :
Le principe de cet encodage est de permettre de transférer de manière structurée les données de l'ancien fichier Excel. Pour y arriver, il faut positionner le fichier Excel et le carnet télématique dans 2 fenêtres juxtaposées (de préférence l'un au dessus de l'autre, le fichier Excel en bas).
A cours de la procédure, il faudra créer des années spécifiques de stage dans le carnet, de manière à y faire référence pour la localisation des opérations. Les interventions à encoder seront proposées parfaitement dans l'ordre de l'ancien carnet et un dictionnaire de corrélation a été développé pour faire la jonction entre les deux carnets.
Durant la procédure d'encodage, il n'est pas nécessaire de fermer les différentes fenêtres. L'application va remettre au premier plan la fenêtre active, avec une mise-à-jour de son contenu. Cette manière de travailler est beaucoup plus rapide et il suffit de positionner les fenêtres sur l'écran de manière à avoir toujours accès à la fenêtre principale, pour y revenir.
Voici la manière de faire :
Choisir l'intervention à encoder dans la fenêtre principale, puis cliquer sur le bouton -Choisir le stage pour la prestation-
Choisir l'année concernée (autre fenêtre), puis cliquer sur le bouton -Enregistrement pour le catalogue-
Si l'année n'a pas encore été créée, il faut cliquer au préalable sur le bouton -Année pour le catalogue- (ouverture d'une fenêtre) -> -Nouveau- et créer l'année à considérer.
Encoder le nombre d'opérations comme assistant et comme opérateur (autre fenêtre)
Revenir à la fenêtre précédente puis choisir une ou plusieurs autres années, si nécessaire ... et continuer l'encodage
Revenir à la fenêtre principale pour choisir une autre intervention ... et ainsi de suite.
Il faut de 1 à 2 heures pour encoder un catalogue de plusieurs années. La procédure d'incorporation vers le carnet télématique est plus rapide que l'ancienne procédure qui consistait à mettre à jour l'ancien catalogue en passant en revue le journalier complet pour chaque intervention.